|
ОБРАЗЕЦ
СПРАВКА
о внедрении федерального программного обеспечения (ПО)
"Архивный фонд" версии 4.1.0/4.02
в архивном отделе администрации /наименование администрации/
по состоянию на 1.01.2012 г.
1. Когда информация была конвертирована из версии 3 в версию 4. Когда начата работа по вводу данных в версии 4. Если работа была начата предыдущим зав.архивным отделом, указать, какая работа была выполнена до Вас, а какая - Вами.
1.1. справочно – привлекались ли к работе по вводу данных студенты/практиканты и др., как это повлияло на ход работы по созданию БД.
2. Если ПО "Архивный фонд" версии 4 не внедрялось вообще, указать причины. Если "Руководство пользователя" и "Инструкция по вводу данных" не распечатаны, не изучены – указать причины.
3. Сколько всего фондов на 1.01.2012 г. состоят на госучёте в архиве (прошло через ЭПК Управления по делам архивов РБ) и сколько описаний фондов введено в базу данных (БД) "Архивный фонд" (см. в режимах "поиск", "отчёты").
4. Сколько всего описей на 1.01.2012 г. состоят на госучёте в архиве и сколько описаний описей введено в БД "Архивный фонд" (в разделе "Опись").
5. Сколько всего ед.хр. на 1.01.2012 г. состоят на госучёте в архиве и сколько их описаний введено в БД "Архивный фонд" (в разделе "ед.хр."). Последняя цифра в обязательном порядке подтверждается файлом "Расшифровка...", см. http://www.gasrb.ru/kol_ed_hran_v_BD_AF4_shablon.html , который заполняется вручную в файле Excel при просмотре раздела "Опись" в АФ 4.1 или 4.02. Потом выполняется "Автосуммирование" внизу таблицы.
6. По каким разделам, экранам и полям вводились/редактировались данные в 2011 г.
7. Пояснить, почему информация не вводилась по остальным разделам, или не выполнен запланированный объем работ.
8. Указать, какие типы отчётов распечатывались (всего в программе - около100 типов отчётов). Если какой-либо отчёт распечатывается некорректно, приложить к Справке. Если какой-либо отчёт не выводится на печать вообще, приложить копию экрана с сообщением об ошибке (<PrintScreen>, в Word-е "вставить", "сохранить" файл на винчестер, распечатать).
9. Указать, сколько места занимает информация БД "Архивный фонд" (сначала необходимо выполнить "Требования по подготовке…"):
- папка C:MigraAFOND,
- файл C:dbmaster.txt,
- файл С:adjust_idx_AFOND.log,
- папка D:EOS (при количестве логич.дисков больше чем 3 эта папка может быть на др.логич.диске, E: и др.).
10. При наличии замечания и предложений по работе ПО "Архивный фонд" версии 4 или ошибок/сбоев в работе программы подробно описать Ваши шаги/действия, после которых ошибка возникает и Ваши действия после ошибки/сбоя. Приложить копии сообщений на экране (как в п.9).
11. Указать, какая работа с ПО "Архивный фонд" версии 4.1.0 запланирована на 2012 г.
12. Указать, когда, по Вашим оценкам, работа с БД "Архивный фонд" будет завершена по всем разделам, экранам, фондам, описям и делам.
13. E-mail архивного отдела/администрации города/района или другой организации для оперативной работы архивного отдела с Управлением по делам архивов при Правительстве РБ, URL - сайт, страничка администрации района/города в сети Internet.
14. Как часто делается выгрузка БД и резервное копирование на D:\Rez-copy.2011\11-12-26, на файл-сервер Администрации МР/ГО, на CD/DVD-диски и пр.
Зав. архивным отделом
/наименование администрации/ _________ подпись/ИО Фамилия/
/дата/
Примечание: всем архивам, у которых загружена версия 4.02 (см.в разделе "Фонд" в меню "О программе"), необходимо в декабре 2011 г. привезти системные блоки в Управление по делам архивов РБ, г.Уфа, ул.Ленина, 37, каб.104 на обновление до версии 4.1.0 и выше (тел.для согласования (347) 273-53-38) . Предварительно выполнить весь блок работ согласно Требований http://www.gasrb.ru/treb_AF4_za_2011.html
|
19° 
24° 
