|
ОБРАЗЕЦ
(Представляется архивами,
не перешедшими на версию 4.1.0 или 4.02)
СПРАВКА
о внедрении федерального программного обеспечения (ПО)
"Архивный фонд" версии 3
в архивном отделе Администрации /наименование Администрации МР/ГО РБ /
по состоянию на 1.01.2012 г.
1. Когда информация была конвертирована из версии 2 в версию 3. Когда начата работа по вводу данных в версии 3. Если работа была начата предыдущим зав.архивным отделом, указать, какая работа была выполнена до Вас, а какая Вами.
1.1. справочно – привлекались ли к работе по вводу данных студенты/практиканты и др., как это повлияло на ход работы по созданию БД (Ваша экспертная оценка).
2. Если ПО "Архивный фонд" версии 3 не внедрялось вообще, указать причины. Если "Руководство пользователя" и "Инструкция по вводу данных" не распечатаны, не изучены – указать причины.
3. Сколько всего фондов на 1.01.2012 г. состоят на госучёте в архиве (прошло через ЭПК Управления по делам архивов РБ) и сколько описаний фондов введено в базу данных (БД) "Архивный фонд" (см. в "Паспорте" – "Итого фондов" после "Подсчитать").
4. Сколько всего описей на 1.01.2012 г. состоят на госучёте в архиве и сколько описаний описей введено в БД "Архивный фонд" (в разделе "Опись").
5. Сколько всего дел на 1.01.2012 г. состоят на госучёте в архиве и сколько их описаний введено в БД "Архивный фонд" (в разделе "Дело"). Последняя цифра в обязательном порядке подтверждается файлом "Расшифровка...", см. http://www.gasrb.ru/kol_ed_hran_v_BD_AF4_shablon.html , который заполняется вручную в файле Excel при просмотре раздела "Опись" в АФ 4.1 или 4.02. Потом выполняется "Автосуммирование" внизу таблицы.
6. По каким разделам, экранам и полям вводились/редактировались данные в 2011 г.
7. Пояснить, почему информация не вводилась по остальным разделам.
8. Указать, какие типы отчётов распечатывались (всего в программе - около 100 типов отчётов). Если какой-либо отчёт распечатывается некорректно, приложить к Справке. Если какой-либо отчёт не выводится на печать вообще, приложить копию экрана с сообщением об ошибке (<PrintScreen>, в Word-е "вставить", "сохранить" файл на винчестере, распечатать).
9. Указать, сколько места занимает информация БД "Архивный фонд" (файлы в каталоге DBF) в обычном и заархивированном (сжатом) виде Использовать программу-упаковщик WinRARv3.0 и выше, "Формат архива"="RAR", "Метод сжатия" = "обычный".
10. При наличии замечания и предложений по работе ПО "Архивный фонд" версии 3 или ошибок/сбоев в работе программы подробно описать Ваши шаги/действия, после которых ошибка возникает и Ваши действия после ошибки/сбоя. Приложить копии сообщений на экране (как в п.8).
11. Указать, какая работа с ПО "Архивный фонд" запланирована на 2012 г.
12. Указать, когда, по Вашим оценкам, работа с БД "Архивный фонд" будет завершена по всем разделам, экранам, фондам, описям и делам (по версии 3).
13. E-mail архивного отдела/администрации города/района или другой организации для оперативной работы архивного отдела с Управлением по делам архивов при Правительстве РБ, URL - сайт, страничка администрации района/города в сети Internet.
14. Как часто делается резервное копирование БД на D:Rez-copy.201111-12-26, на файл-сервер Администрации МР/ГО, на CD/DVD-диски и пр.
Зав.архивным отделом (подпись) /И.О.Фамилия/
Дата
Примечания:
1) все цифры перепроверяются, просьба указывать только по факту.
2) всем архивам (15), не перешедшим на версию 4 и/или не имеющих лицензионных антивирусов, Internet-а, электронной почты, WEB-камер и Skype - просьба одновременно с этой Справкой предоставить Сведения о возможности и планируемых сроках приобретения:
- сервера для ФПК "Архивный фонд" версии 4.1.0 (прим. 30,0 тыс. руб.),
- комплекта лицензионного серверного ПО (прим. 30,0 тыс.руб.),
- Internet и электронная почта,
- WEB-камера и Skype.
(за подписью Управ.делами).
|
19° 
24° 
