Архивы Башкортостана
Сайт Управления по делам архивов Республики Башкортостан
Сайт Управления по делам архивов Республики Башкортостан
Сайт Управления по делам архивов Республики Башкортостан
Русский
Башкорт
English
Архив музыки
Историко-
генеалогическая
летопись народов края

АРХИВ НОВОСТЕЙ

Пн.Вт.Ср.Чт.Пт.Сб.Вс.
01020304
05060708091011
12131415161718
19202122232425
262728

ПАРТНЕРЫ

ДОУ, периодика /

Примерная номенклатура дел и Инструкция о порядке оформления, формирования и хранения документов по совершению нотариальных действий в местной администрации поселения Республики Башкортостан

Министерство юстиции Республики Башкортостан

Управление по делам архивов
при Правительстве Республики Башкортостан

Ассоциация “Совет муниципальных образований
Республики Башкортостан»

Примерная номенклатура дел
и Инструкция о порядке оформления, формирования
и хранения документов по совершению нотариальных
действий в местной администрации поселения
Республики Башкортостан

   Уфа 2008

             Примерная номенклатура дел и Инструкция о порядке оформления, формирования и хранения документов по совершению нотариальных действий в местной администрации поселения Республики Башкортостан. – Уфа: 2008.-28 стр.
Предлагаемое пособие предназначено для использования в работе глав сельских поселений и уполномоченных должностных лиц по совершению нотариальных действий.
 
   Составители:  Низамутдинова С.У. –начальник отдела
                              комплектования, обеспечения сохранности,
                              государственного учета и использования АФ РБ
                              Управления по делам архивов при   Правительстве РБ
 
                              Курбанова Р.М. – заведующий сектором
                              по вопросам правовой  помощи
                              Министерства юстиции РБ
 
  Рецензенты:   Бачманова Н.В. – нотариус
                             Уфимской государственной
                             нотариальной конторы №1 РБ
 
                             Халикова Р.Х. – нотариус
                             Уфимской государственной
                             нотариальной конторы № 1 РБ
 
С О Г Л А С О В А Н О
Протокол Экспертно – проверочной комиссии Управления по делам архивов
при Правительстве РБ  
от 29 мая 2008г.    № 5

 Инструкция
о порядке оформления, формирования и хранения
документов по совершению нотариальных действий
в местной администрации поселения Республики Башкортостан

15 января 2008 года вступила в силу статья 4 Федерального закона от 29 декабря 2006 года № 258-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием разграничений полномочий» в части внесения изменений в Основы законодательства Российской Федерации о нотариате.
В соответствии с п. «в» ч.1 ст. 4 указанного закона в случае отсутствия в поселении нотариуса право совершать нотариальные действия, предусмотренные ст.37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, имеют глава местной администрации поселения и специально уполномоченное должностное лицо местного самоуправления поселения.
Таким образом, данным законом уполномоченным лицам предоставлено право совершать следующие нотариальные действия:
1) удостоверять завещания;
2) удостоверять доверенности;
3) принимать меры по охране наследственного имущества и, в случае необходимости, меры по управлению им;
4) свидетельствовать верность копии документов и выписок из них;
5) свидетельствовать подлинность подписи на документах.
Законодательными актами Российской Федерации главам местных администраций поселений и специально уполномоченным должностным лицам местного самоуправления поселений может быть предоставлено право на совершение и иных нотариальных действий.
В развитие данного положения Основ законодательства РФ о нотариате приказом Министерства юстиции РФ от 27 декабря 2007 года № 256 утверждена Инструкция о порядке совершения нотариальных действий главами местных администраций поселений и специально уполномоченными должностными лицами местного самоуправления поселений (далее- Инструкция), в которой в частности определяется, что глава местной администрации поселения, в которой отсутствует нотариус, имеет право совершать нотариальные действия по должности.
Решением главы местной администрации поселения, в которой отсутствует нотариус, совершение нотариальных действий может быть возложено на одно или нескольких должностных лиц местного самоуправления (в основном на практике - на управляющих делами администраций). 

Нотариальное делопроизводство

Нотариальное делопроизводство осуществляется должностными лицами местного самоуправления в соответствии с правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.
Нотариальное делопроизводство ведется должностными лицами местного самоуправления на языке, предусмотренном законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан.
При совершении нотариального действия должностным лицом местного самоуправления на документы проставляется собственноручная подпись указанного лица и оттиск печати местной администрации поселения.
Содержание нотариально удостоверяемых документов (завещаний, доверенностей) и документов, на которых нотариально свидетельствуется подлинность подписи, должно быть зачитано вслух лицам, обратившимся за совершением нотариального действия. Документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписываются лицами, обратившимися за совершением нотариального действия, в присутствии должностного лица местного самоуправления, совершающего нотариальное действие.
Если гражданин вследствие физических недостатков, болезни или по каким-либо иным причинам не может лично расписаться, по его поручению, в его присутствии и в присутствии должностного лица местного самоуправления завещание, доверенность или документ, на котором нотариально свидетельствуется подлинность подписи, может подписать другой гражданин с указанием причин, в силу которых данный документ не мог быть подписан собственноручно гражданином, обратившимся за совершением нотариального действия.
Если за совершением нотариального действия обратился глухой, немой или глухонемой неграмотный гражданин, то при совершении нотариального действия должен присутствовать грамотный совершеннолетний гражданин (как правило, сурдопереводчик), который может объясниться с ним и удостоверить своей подписью, что содержание завещания, доверенности или документа, на котором нотариально свидетельствуется подлинность подписи, соответствует воле обратившегося лица.
Личность лица, призванного подписать завещание, доверенность или документ, на котором нотариально свидетельствуется подлинность подписи, за гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия, а также лица, способного объясниться с глухим, немым или глухонемым неграмотным гражданином, адрес места его жительства устанавливаются по паспорту или иному документу, исключающему любые сомнения относительно личности этого лица. Наименование и реквизиты документа, на основании которого установлены личность указанного лица, а также адрес места его жительства указываются в завещании, доверенности или документе, на котором нотариально свидетельствуется подлинность подписи, а также в реестре для регистрации нотариальных действий.
В качестве лица, призванного подписать завещание, доверенность или документ, на котором нотариально свидетельствуется подлинность подписи, за гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия, а также лица, способного объясниться с глухим, немым или глухонемым неграмотным гражданином, не могут быть привлечены:
должностное лицо местного самоуправления, совершающее нотариальное действие;
лицо, в пользу которого составлено завещание, супруг такого лица, его дети и родители;
лицо, на имя которого выдана доверенность, супруг такого лица, его дети и родители;
гражданин с такими физическими недостатками, которые явно не позволяют ему в полной мере осознавать существо происходящего;
гражданин, не обладающий дееспособностью в полном объеме;
неграмотный гражданин;
гражданин, не владеющий в достаточной степени языком, на котором совершается нотариальное действие.
Все нотариальные действия, совершаемые должностными лицами местного самоуправления, регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий, форма которого утверждена приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 10 апреля 2002г. № 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах».
Каждому нотариальному действию присваивается отдельный порядковый номер. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых должностным лицом местного самоуправления документах и в удостоверительных надписях. Запись нотариального действия в реестре производится должностным лицом только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписаны им.
Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются, а поправки должны быть оговорены подписью должностного лица.
В графе 1 реестра указывается порядковый номер нотариального действия с начала года. Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, указывается в выдаваемых должностным лицом документах и в удостоверительных надписях на документах.
Указываемая в графе 2 дата совершения нотариального действия должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в постановлении или в ином документе, оформленном должностным лицом.
В графе 3 указываются фамилии, имена, отчества и места жительства граждан, для которых совершается нотариальное действие, или их представителей (родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности), в этой графе дополнительно указываются фамилии, имена, отчества граждан, подписавшихся за лиц, не могущих самостоятельно расписаться, а также переводчиков.
Если нотариальное действие совершается для юридического лица, в данной графе следует указывать полное наименование юридического лица, документы, подтверждающие его правоспособность, и сведения о представителе.
Если для свидетельствования верности копии документа явился не тот гражданин, на имя которого выдан этот документ, а по его просьбе другой гражданин, то указывается фамилия, имя, отчество явившегося гражданина и место его жительства.
В графе 4 реестра указываются серия, номер, дата выдачи и кем выдан паспорт или иной документ, предъявленный для установления личности явившегося для совершения нотариального действия, и год рождения в подтверждение проверки дееспособности участников при удостоверении сделок и совершении ряда других нотариальных действий.
В графе 5 при свидетельствовании верности копии документа указывается количество копий, наименование документа, краткое его содержание, фамилия, имя и отчество гражданина, которому принадлежит этот документ, кем он выдан и дата его выдачи, а также на скольких страницах изложен документ. Например: «Три копии свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выд. Советским загсом г. Уфы 10.10.2007 года на 2 стр.», или «2 ксерокопии диплома Сидориной Нины Дмитриевны, выд. МВТУ 08.06.85 на 3 стр. каждая».
Таким образом, если свидетельствуется верность нескольких копий одного документа, то указывается число экземпляров. Если копия документа излагается на нескольких страницах, то указывается количество страниц. Однако если свидетельствуется одна копия на одной странице, количество копий и страниц не указывается.
При удостоверении завещаний в этой графе указывается только слово – «завещание». Таким же сокращенным порядком записываются и выданные постановления и учрежденные договора о доверительном управлении наследственным имуществом.
В графе 6 сумма взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) указывается раздельно за совершение нотариальных действий. Если государственная пошлина (тариф) довзыскивается или излишне взысканная пошлина возвращается, то в этой графе делается соответствующая отметка.
Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты государственной пошлины (тарифа), то в графе 6 указывается: «От уплаты госпошлины освобожден на основании (указывается основание освобождения от уплаты госпошлины или тарифа)». В этих случаях лица, получающие нотариально оформленные документы, указывают в графе 7 реестра, что документ получен ими бесплатно.
В случае выявления ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре об этом составляется акт за подписью должностного лица и приобщается к данному реестру. При подготовке статистического отчета должны быть учтены расхождения в нумерации.
Реестр должен быть прошнурован, листы его пронумерованы. Запись о количестве листов должна быть заверена подписью главы местной администрации поселения с оттиском печати местной администрации поселения.
Регистрация нотариального действия в реестре производится должностным лицом местного самоуправления чернилами (шариковой ручкой) черного, синего или фиолетового цвета и только после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ им подписаны. Запись карандашом и подчистки в реестре не допускаются. Внесенные исправления должны быть оговорены по правилам, изложенным в пункте 15 Инструкции.
Должностные лица местного самоуправления выдают выписки из реестров для регистрации нотариальных действий по письменному заявлению лиц, от имени или по поручению которых были совершены эти действия, по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами, а также по требованию судебных приставов-исполнителей в связи с находящимися в их производстве материалами по исполнению исполнительных документов.
Удостоверительная надпись о засвидетельствовании верности выписки из реестра совершается по форме № 66, утвержденной Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 10 апреля 2002 г. № 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах».
При удостоверении завещаний, доверенностей, свидетельствовании верности копий документов, выписок из них, свидетельствовании подлинности подписи на документах совершаются удостоверительные надписи в соответствии с формами, утвержденными Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 10 апреля 2002 г. № 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах» за подписью должностного лица местного самоуправления с приложением оттиска печати местной администрации поселения. При этом в указанных удостоверительных надписях вместо слова "нотариус" (в соответствующем падеже) и наименования государственной нотариальной конторы или нотариального округа указывается полное наименование должности должностного лица местного самоуправления, включающее также наименование поселения.
Текст удостоверительной надписи может быть напечатан или ясно написан от руки. Подчистки в нем не допускаются. Приписки и иные исправления оговариваются по правилам, изложенным в пункте 15 Инструкции. Незаполненные места должны быть прочеркнуты.
Для совершения удостоверительных надписей могут применяться штампы с текстом соответствующей надписи.
Удостоверительная надпись располагается на лицевой стороне документа сразу после подписи лица (лиц). Если удостоверительная надпись не умещается на этой странице, она может быть продолжена или изложена полностью на обороте документа (в этом случае на лицевой стороне документа указывается часть наименования поселения, где расположена администрация поселения, а на оборотную переносится остальная часть наименования, например: «Аска-» и далее на обороте документа – «рово») либо на прикрепленном к документу листе бумаги. В этом случае листы, на которых изложен текст документа и удостоверительная надпись, прошиваются и пронумеровываются, а количество листов заверяется подписью должностного лица местного самоуправления с приложением оттиска печати местной администрации поселения в соответствии с пунктом 16 Инструкции.
Прикрепление листов бумаги для изложения удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копий документов не допускается.
В случае, когда нотариальное действие совершено вне помещения местной администрации поселения, в удостоверительной надписи, также как и в реестре для регистрации нотариальных действий, указывается место совершения нотариального действия с указанием адреса. Например: «Завещание удостоверено на дому по адресу: с. Аскарово, ул. Полевая, д. 3, кв. 11».
Если нотариальное действие совершается в лечебном учреждении, указывается его название и адрес.
Если документ или гражданин, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты государственной пошлины (тарифа), в удостоверительной надписи указывается: «От уплаты государственной пошлины (тарифа) освобожден на основании (указывается основание освобождения)».
Обратившимся для совершения нотариального действия лицам, не знающим языка, на котором ведется делопроизводство, тексты оформляемых документов должны быть переведены должностным лицом или переводчиком. В этом случае документ оформляется на русском языке.
Удостоверительная надпись на документе, предназначенном для действия за границей, производится с помощью технических средств либо в исключительных случаях от руки, прочеркивать пробелы не следует.
Должностные лица местного самоуправления не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом.
Текст нотариально удостоверяемого документа должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами.
В отношении физических лиц в тексте нотариально удостоверяемого документа указываются фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), дата и место рождения, гражданство, пол, наименование и реквизиты документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства.
В отношении юридического лица в тексте нотариально удостоверяемого документа указываются полное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, основной государственный регистрационный номер, дата государственной регистрации, наименование органа, осуществившего такую регистрацию, код причины постановки на учет, адрес (место нахождения) постоянно действующего исполнительного органа (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности).
Незаполненные до конца строки и другие свободные места на нотариально оформляемом документе прочеркиваются, за исключением документов, предназначенных для действия за границей.
Исправления в завещании, доверенности или документе, подлинность подписи на котором нотариально свидетельствуется, должны быть оговорены и подтверждены подписью лиц, подписавших документ, а также в конце удостоверительной надписи - подписью должностного лица местного самоуправления с приложением оттиска печати местной администрации поселения. При этом исправления должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте. Например, если в тексте завещания исправлены слова "предметы обычной домашней обстановки и обихода" на слова "жилой дом", то исправление следует оговорить так: "Зачеркнутые слова "предметы обычной домашней обстановки и обихода" не читать, написанному "жилой дом" - верить". Это исправление должно быть подписано завещателем (лицом, которое по просьбе завещателя подписало завещание) в присутствии должностного лица местного самоуправления, удостоверяющего завещание, и повторено в конце удостоверительной надписи перед подписью должностного лица местного самоуправления.
Исправления, сделанные в тексте, который не подписывается лицом, обратившимся за совершением нотариального действия (например, копия документа), в конце удостоверительной надписи оговариваются только должностным лицом местного самоуправления и подтверждаются его подписью с приложением оттиска печати местной администрации поселения.
Если документ, подлежащий нотариальному удостоверению, или документ, подлинность подписи на котором нотариально свидетельствуется, изложен неправильно или неграмотно, должностное лицо местного самоуправления предлагает обратившемуся за совершением нотариального действия лицу исправить его или составить новый.
Если нотариальные действия совершаются вне помещения местной администрации поселения, то в удостоверительной надписи на документе и в реестре для регистрации нотариальных действий записывается место совершения нотариального действия с указанием адреса.
Должностное лицо местного самоуправления по просьбе лица, которому отказано в совершении нотариального действия, должно изложить причины отказа в письменной форме и разъяснить порядок его обжалования. В этих случаях должностное лицо местного самоуправления не позднее чем в десятидневный срок со дня обращения за совершением нотариального действия выносит постановление об отказе в совершении нотариального действия.
В постановлении об отказе должны быть указаны:
дата вынесения постановления;
фамилия, инициалы, должность лица, уполномоченного совершать нотариальные действия, наименование местной администрации поселения;
фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия, адрес места его жительства (полное наименование и адрес (место нахождения) постоянно действующего исполнительного органа юридического лица, представителю которого отказано в совершении нотариального действия);
нотариальное действие, о совершении которого просил обратившийся;
основание отказа со ссылкой на действующее законодательство;
порядок и сроки обжалования отказа.
Постановление составляется в двух подлинных экземплярах, каждый экземпляр подписывается должностным лицом местного самоуправления с приложением оттиска печати местной администрации поселения. Постановление регистрируется в книге исходящей корреспонденции.
Постановление об отказе вручается лицу, которому отказано в совершении нотариального действия, или направляется ему посредством почтовой связи.
При вручении лицу, которому отказано в совершении нотариального действия, постановления об отказе указанное лицо на экземпляре постановления, хранящемся в делах местной администрации поселения, расписывается в получении постановления и ставит дату вручения.
Постановления регистрируются в книге регистрации исходящей корреспонденции.
Алфавитная книга учета завещаний должна быть прошнурована, листы пронумерованы. Запись о количестве листов должна быть заверена подписью главы местной администрации поселения с приложением оттиска печати местной администрации поселения.
Книга учета поручений по охране наследственного имущества и управлению им должна быть прошнурована, листы пронумерованы. Запись о количестве листов должна быть заверена подписью главы местной администрации поселения, оттиском печати местной администрации поселения.
Акт описи наследственного имущества составляется не менее чем в трех экземплярах, первый из которых выдается гражданину, принявшему имущество на хранение, второй направляется нотариусу по месту открытия наследства (территориальному органу Федеральной регистрационной службы в случаях, предусмотренных пунктами 41 и42 Инструкции), третий остается у должностного лица местного самоуправления.
Документы, представленные для свидетельствования верности копий или выписок из них, объем которых превышает один лист, должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены оттиском печати организации, от которой исходят документы.
В случаях, когда нотариально оформляемые документы изложены на нескольких листах, они должны быть прошиты, листы их пронумерованы. Запись о количестве прошитых листов (например: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью десять листов») заверяется подписью должностного лица местного самоуправления с приложением оттиска печати местной администрации поселения с изображением герба РФ.
Количество экземпляров документов, в которых излагается содержание сделки, удостоверяемой в нотариальном порядке, определяется лицами, обратившимися за совершением нотариального действия, но не может превышать количество сторон, участвующих в сделке. Однако завещание предоставляется должностному лицу не менее чем в двух экземплярах, один из которых остается в делах администрации сельского поселения. Экземпляры любых видов доверенностей и заявлений не подлежат оставлению в делах местной администрации поселения. При этом следует помнить, что документ, экземпляр которого не остается в делах местной администрации поселения, должен быть подробно описан в реестре регистрации нотариальных действий.

Порядок составления номенклатуры дел
и формирования дел (нарядов)


Номенклатура дел (нарядов) конкретного местного поселения Республики Башкортостан составляется на основе Примерной номенклатура дел Совета и администрации сельского, городского поселения Республики Башкортостан, согласованной Экспертно – проверочной комиссией Управления по делам архивов при Правительстве РБ ( протокол от 19.04.2007г. № 19).
В номенклатуру дел отдельным разделом (13. Совершение нотариальных действий) должны быть включены все дела (наряды), которые ведутся в администрации местного поселения в части совершения нотариальных действий, а также реестры, книги, журналы.
Все имеющиеся в администрации поселения документы, касающиеся совершения нотариальных действий после их исполнения группируются в дела (наряды). Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. Ряд дел является переходящими из года в год, о чем указано в примечании к номенклатуре дел. Внутри дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ- ответ должен располагаться после документа- запроса.
Документы, на основании которых совершены нотариальные действия, приобщаются к оставляемым в местной администрации поселения экземплярам завещаний, доверенностей, к актам описи имущества, а также к документам о принятии мер по управлению наследственным имуществом.
Номенклатура дел должна быть утверждена главой администрации сельского, городского поселения и согласована с архивным отделом администрации муниципального района, городского округа Республики Башкортостан.
Действующая номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года.
Если в течение года возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел (нарядов), они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для этого в номенклатуре дел предусматриваются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (нарядов). Номенклатура дел одновременно является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве местной администрации поселения постоянно.

Порядок подготовки и передачи дел на архивное хранение

По окончании года должностным лицом производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление обложек дел (нарядов) (приложение 1).
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом. В случае, если количество листов в деле превышает 250 (или толщину 4 см), формируется второй том.
Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел. На обложке указывается также год его образования в делопроизводстве администрации местного поселения. Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании данных листа- заверителя дела (приложение 2). Лист- заверитель дела подшивается в конце дела.
На дела постоянного хранения составляется опись № 3 постоянного хранения (приложение 3). Опись состоит из годовых разделов и представляет собой перечень заголовков дел (нарядов) с включением необходимых сведений о их составе и содержании.
Опись дел № 3 постоянного хранения рассматривается экспертной комиссией, утверждаются главой администрации сельского , городского поселения и представляется на утверждение Экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации и Республики Башкортостан.
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения производится по акту (приложение 4) только после утверждения описи дел постоянного хранения за соответствующий год.
Нотариальные документы – завещания, постановления и другие документы , на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в администрации местного поселения в условиях, обеспечивающих их сохранность. Дела по описи хранятся в архиве администрации сельского поселения.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов) не разрешается. В исключительных случаях ( по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами) такое изъятие производится с обязательным оставлением заверенной копии из изъятого документа, протокола выемки или запроса суда.
Должностное лицо местного самоуправления не вправе выдавать дубликаты документов (за исключением завещаний, договоров), которые хранятся в делах администрации сельского поселения. В случае обращения граждан с подобными просьбами должностное лицо вправе выдать выписку из реестра.
Выдача дубликатов завещаний, договоров производится с соблюдением требований пункта 4 Инструкции. Дубликат документа должен содержать весь текст документа, включая удостоверительную надпись на завещании. На дубликате совершается удостоверительная надпись о выдаче дубликата документа по форме, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 10 апреля 2002г. № 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах».
Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст.5 Основ законодательства РФ о нотариате. Сведения (документы) о совершенных нотариальных действиях могут выдаваться только лицам от имени или по поручению которых совершены эти действия. Справки о совершенных нотариальных действиях выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами, а также по требованию судебных приставов- исполнителей в связи с находящимися в их производстве материалами по исполнению исполнительных документов. Справки о стоимости имущества, переходящего в собственность граждан, представляются в налоговый орган в случаях, предусмотренных статьей 16 настоящих Основ. Справки о завещании выдаются только после смерти завещателя (в ред. Федерального закона от 02.10.2007 г. № 225-ФЗ).

 

Разработка сайта
ООО "Медиалюкс"
Создание сайта
ООО "Кубиарт"
CopyRight © 2013 Управление по делам архивов Республики Башкортостан.
При частичном или полном воспроизведении материалов с настоящего сайта ссылка на него обязательна.