Архивы Башкортостана
Сайт Управления по делам архивов Республики Башкортостан
Сайт Управления по делам архивов Республики Башкортостан
Сайт Управления по делам архивов Республики Башкортостан
Русский
Башкорт
English
Архив музыки
Историко-
генеалогическая
летопись народов края

АРХИВ НОВОСТЕЙ

<< Июнь  >>  << 2018 >>
Пн.Вт.Ср.Чт.Пт.Сб.Вс.
010203
04050607080910
11121314151617
18192021222324
252627282930

ПАРТНЕРЫ

Архивы Башкортостана / Управление по делам архивов Республики Башкортостан / Новости отрасли /

Письмо Управления по делам архивов РБ от 24.10.2012 г. № 933/01-16 "О планировании работы архивных учреждений Республики Башкортостан на 2013 год и их отчетности за 2012 год"

24.10.2012

1

Управление по делам архивов Республики Башкортостан ...

В формате *.pdf = >> скачать

 

 

 

 

 

24.10.2012 г. № 933/01-16
 
Заведующим
архивными отделами
администраций муниципальных
районов и городских округов
Республики Башкортостан,
директорам ЦАОО РБ и ЦИА РБ
 
 
О планировании работы
архивных учреждений
Республики Башкортостан на
2013 год и их отчетности за 2012 год
 
 
Управление по делам архивов Республики Башкортостан исходя из предварительных итогов выполнения установленных заданий текущего года с учетом задач предстоящего периода наметило подходы к планированию работы архивных учреждений на следующий год.
Исходя из складывающийся ситуации в социально-культурной сфере республики, тенденций развития экономики, а также исходя из Стратегии социально-экономического развития Республики Башкортостан до 2020 года, Управление по делам архивов Республики Башкортостан при планировании работы  на 2013 год рекомендует сосредоточить внимание на реализации мероприятий, предусмотренных в долгосрочной целевой программе «Развитие архивного дела в Республике Башкортостан» на 2013-2018 годы, в программах центральных архивов РБ, архивных отделов администраций муниципальных районов, городских округов, а также организационно-распорядительных документах Президента Республики Башкортостан, Правительства Республики Башкортостан, органов местного самоуправления, приказов и указаний Федерального архивного агентства, Управления по делам архивов Республики Башкортостан.
Основное внимание должно быть уделено проведению работ, связанных с реализацией постановления Правительства Республики Башкортостан от 20 июня 2012 г. № 202 «Об обеспечении межведомственного взаимодействия при предоставлении государственных (муниципальных) услуг».
В годовых планах работы рекомендуется предусмотреть следующие мероприятия:
- рассмотрение на заседаниях администраций муниципальных районов, городских округов, дирекций центральных архивов вопросов о состоянии архивного дела и принятие соответствующих документов, направленных на улучшение и совершенствование архивного дела в районе, городе, центральном архиве РБ;
-   включение в долгосрочные целевые программы социально-экономического развития муниципальных образований разделов, направленных на развитие архивного дела в районе, городе;
- реализацию Соглашений о сотрудничестве в области архивного дела заключенных с Управлением по делам архивов РБ и органами местного самоуправления муниципального района, городского округа Республики Башкортостан;
- участие во Всероссийском конкурсе лучший муниципальный архив (положение о Всероссийском конкурсе на лучший муниципальный архив будет выслано дополнительно);
-   принятие мер по соблюдению нормативных режимов хранения документов, в том числе противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического;
- организацию межведомственного взаимодействия с Республиканским государственным автономным учреждением Многофункциональный центр предоставления государственный услуг, в целях оказания услуг населению в электронном виде;
- реализацию Соглашений об информационном взаимодействии между Управлениями Пенсионного фонда РФ по РБ и администрациями муниципального района, городского округа по вопросам установления и выплаты пенсий и об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи;
- создание разделов «Архивное дело» на сайтах администраций муниципальных районов, городских округов, подключение к сети Интернет, разработку административных регламентов предоставления муниципальных услуг;
- приобретение современного компьютерного оборудования и программного обеспечения, соответствующего темпам развития современных информационно-коммуникационных технологий (web-камеры, цифровые фотоаппараты, видеокамеры и т.п.);
- создание (продолжение) электронных баз данных по документам архива (кроме БД «Архивный фонд»);
- внедрение  федерального программного комплекса (ФПК) «Архивный фонд» версии 4.3.16 и выше и представление в установленном порядке в Управление по делам архивов РБ информационных массивов БД «Архивный фонд»;
- приобретение комплекта серверного компьютерного оборудования и комплекта лицензионного системного программного обеспечения для архивов, работающих с версией 3 ФПК «Архивный фонд», а также работающих в версии 4.Х.Х под WindowsXP, согласно требований письма от 22.02.2012 г. № 66/01-16;
- оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций-источников комплектования центральных и муниципальных архивов;
- обеспечение сохранности документов постоянного срока хранения и по личному составу при ликвидации государственных и муниципальных учреждений и организаций, в том числе в ходе банкротства, а также при приватизации организаций;
 Продолжение работы по организации внедрения в практику работы:
- положений Правил делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти,  утвержденных постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18.11.2010 г. № 436, и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76, Типовых правил делопроизводства в органах местного самоуправления Республики Башкортостан;
-  «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органах местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных  приказом Минкультуры России от 25.08.09.2010 г. № 558;
 - внедрение Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации;
- реализацию постановления Правительства Республики Башкортостан от 10.05.2006 г. № 121 «О проведении народного праздника «Шежере байрамы» в Республике Башкортостан»;
- участие в проведении мероприятий, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011-2015 гг.», программу Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2011-2015 гг.;
- информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и знаменательными датами, в т.ч. реализуемых в соответствии со специальными планами;
- регулярное обновление разделов «Архивное дело» на сайтах администраций муниципальных районов и городских округов;
          - устранение задолженностей учреждений, организаций и предприятий по упорядочению архивных документов и передаче их на постоянное хранение в муниципальные архивы (в 2013 г. учреждения списка № 1 должны утвердить описи по 2010 г. включительно и передать на постоянное хранение в муниципальные архивы по 2007 г. включительно);
          - упорядочение документов по личному составу в учреждениях списка № 1 по 2010 г. включительно;
          -  картонирование дел, хранящихся в  центральных и муниципальных архивах;     
- участие в работе коллегии Управления по делам архивов РБ и Совета по архивному делу РБ по итогам работы за 2012 г.;
          - повышение квалификации кадров: курсы повышения квалификации архивных работников в г. Москве во ВНИИДАД и в "Архивной школе" историко-архивного института РГГУ, факультет профессиональной переподготовки государственных и муниципальных служащих БАГСУ.
         Центральному архиву общественных объединений РБ и Центральному историческому архиву РБ в планах работ на 2013 г. дополнительно предусмотреть:
-   составление расчетной части к плану на 2013 год;
         - внедрение административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг в области архивного дела;
- продолжение работы по переводу на электронные носители наиболее востребованных архивных фондов, к которым существует устойчивый и широкий общественный интерес;
- организацию доступа потребителей информации к основным справочникам о составе и содержании архивных документов путем размещения в сети Интернет автоматизированного НСА и электронных баз данных;
         - продолжение работы по формированию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Башкортостан в соответствии с Положением о Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Республики Башкортостан и Административным регламентом исполнения государственной функции «Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Башкортостан»;
- проведение плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
- участие в юбилейных мероприятиях, проводимых в рамках реализации республиканских программ, указов Президента Республики Башкортостан, постановлений и распоряжений Правительства Республики Башкортостан;
- выявление архивных документов для выставки «Бирск-уездный город», посвященной 350-летию со дня основания города Бирска (постановление Правительства Республики Башкортостан от 17.06.2011 г. № 204 «О подготовке и проведении в 2013 году празднования 350-летия со дня основания города Бирска муниципального района Бирский район Республики Башкортостан»);
         - продолжение работы по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории республики и муниципальных образований;
- организацию работы по рассекречиванию архивных документов, созданных по 1982 г. включительно;
- продолжение внедрения в практику работы Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации;
- представление в установленном порядке на обсуждение Научного совета Управления по делам архивов РБ подготовленных документальных изданий и справочников;
-  мероприятия по защите информации персональных данных;
- наполнение официального сайта Управления по делам архивов РБ, регулярное предоставление информации для размещения на сайте «Архивы России» в соответствии с Рекомендациями по созданию архивных сайтов в Интернете (письмо Росархива от 17.05.2001 №6513-К) и приказом Росархива от 25.05.2001 № 36;
подготовку:
- сборника документов и материалов «Башкирия в годы Первой мировой войны (1914-1918гг.)»;
- справочника «История в лицах (партийная и советская номенклатура)»;
-второго дополнительного издания краткого справочника «Органы государственной власти и управления Республики Башкортостан (1971-2010)»;
- путеводителя по фондам Центрального исторического архива РБ (советский период). II том;
- календаря праздничных и памятных дней, профессиональных праздников и юбилейных дат на 2014 г.;
- участие в ХIII Межрегиональной научно-практической конференции «Археография Южного Урала».
В планах работы должны быть учтены, приказы, указания, рекомендации и решения Управления по делам архивов РБ по вопросам архивного дела, а также предложения специалистов Управления по делам архивов РБ.
Планы работы составляются по установленной форме.
К планам работы прилагаются:
      -   пояснительная записка к плану;
- график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов в государственные и муниципальные архивы.
 В пояснительной записке, составленной по разделам соответствующим направлениям развития архивного дела, обосновываются и конкретизируются виды планируемых работ, определяются их конечные результаты, указываются основные организационно-методические мероприятия, намечаемые на 2013 год.
Планы работы с указанными приложениями представляются в Управление по делам архивов РБ к 20 декабря 2012 г.
По итогам работы в 2012 году архивные учреждения представляют следующие формы отчетов и базы данных:
1. Отчет о выполнении плана развития архивного дела на 2012 год (вместе с расчетной частью отчета представляют центральные архивы РБ);
2. Статистическая отчетность "Сведения о состоянии хранения         документов в организациях-источниках комплектования государственных и муниципальных архивов» на 1 декабря 2012 г. Напоминаем, что сведения даются по состоянию на 01.12.2012 г.: об управленческой документации по 2009 г. включительно, о научно-технической и кинофотофонодокументации по 2012 г.;   
3. Статистическая отчетность "Паспорт государственного, муниципального архива» на 1 января 2013 г.;
4. Сведения об изменении в составе и объеме фондов (Приложение № 2 к Регламенту   государственного учета документов Архивного фонда РФ);
5. Сведения о состоянии материально-технической базы центрального, муниципального архива;
6. Справки по разделу "Информатизация":
- о наличии компьютерного оборудования и программного обеспечения,
- о внедрении   федерального   программного   комплекса                 "Архивный    фонд"   и    базы    данных "Архивный фонд" (версий 4.3.Х, 4.1, 4.02 или 3),
- расшифровки ввода описаний в разделе "дело"/"ед.хран."
- анкета об уровне внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в деятельность центрального, муниципального архива,
- замечания и предложения по работе с конкретной версией.
7. Базы данных "Архивный фонд" (версий 4.3.Х, 4.1, 4.02 или 3).
Формы справок, анкеты ИКТ и требования к передаче базы данных см. WWW.GASRB.RU → “Информатизация» → «Требования к отчету за 2012 г.».
К отчету о выполнении плана развития архивного дела за 2012 год и квартальным отчетам в 2013 году составляется пояснительная записка, в которой дается анализ основных итогов работы архивного учреждения, показывается результативность проведенных организационно-методических мероприятий, дается информация о вопросах по архивному делу, рассмотренных местной администрацией, дирекцией центрального архива, сведения об использовании документов архива и подготовленных на их основе информационных документов, публикаций, радио и телепередач, выставок, а также тематика проведенных совещаний-семинаров с ответственными за архив и делопроизводство организаций.
Напоминаем, что представление заведующими архивными отделами местных администраций пояснительных записок к квартальным отчетам является обязательным
В пояснительной записке необходимо также отразить выполнение мероприятий, предусмотренных указаниями по планированию на 2012 год.
Центральные и муниципальные архивы вместе с годовым отчетом представляют также информацию:
- о работе по оцифровке описей (сканированию и внесению информации в поля БД), указав количество внесенных в ПК «Архивный фонд» заголовков фондов, описей, единиц хранения, документов и их процент от общего числа имеющихся в архиве фондов, описей, единиц хранения;
- о работе по сканированию архивных документов, указов помимо объемов (нарастающим итогом и за год) видовой состав документов, количество и модели используемого оборудования, применяемые технологии, в том числе практику оцифровки микроформ (Центральный исторический архив Республики Башкортостан);
- технические характеристики: разрешение при сканировании, цветность, используемые форматы хранения (tiff, jpg и т.п.), объемы (абсолютные цифры (количество дел) и Мб) уже имеющейся цифровой информации; используемые носители для хранения информации (Центральный исторический архив Республики Башкортостан);
- о степени готовности к приему электронных документов на постоянное хранение;
- о взаимодействии с Управлениями Пенсионного фонда РФ по РБ (наличие соглашения, оборудования и т.п.);
- о количестве оказанных услуг в электронном виде;
 - о фактических расходах в 2012 году республиканского и местного бюджетов на содержание архива, с разбивкой по статьям экономической классификации.
- библиографические описания вышедших из печати за отчетный период сборников документов и справочно-информационных изданий.
Сроки предоставления всех отчетов, справок по разделу «Информатизация» и баз данных:
- сведения и базы данных, указанные в п.6 и 7, представляются заранее, по графику, указанному WWW.GASRB.RU → “Информатизация» → «Требования к отчету за 2012 г.», далее – ежеквартально (передавать по э/п pereskokov@gasrb.ru, или на CD/DVD-дисках, или на flesh-носителях, или через ftp-сервер ).
 
Сроки предоставления отчетов:
 
1. В соответствии с  приказом Росархива от 12.10.2006 г. № 59 отчет о выполнении плана развития архивного дела за 2012г. и пояснительная записка к отчету, статистические отчёты, сведения, указанные в пп. 4 и 5, представляются к 15 января 2013 г.
2. Квартальные отчеты  с пояснительными записками  в 2013 году и годовой отчет за 2013 год представляются в Управление по делам архивов РБ к  следующим срокам: по результатам работы за I квартал к 20.03.2013 г.,  за II квартал -20.06.2013 г.,  за III квартал - 20.09.2013г.,  за год к 15.01.2014г. 
 
 
Начальник Управления                                                                         А.А.Хисматуллин
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Ильясова Н.И.
272-74-51

 

Разработка сайта
ООО "Медиалюкс"
Создание сайта
ООО "Кубиарт"
CopyRight © 2013 Управление по делам архивов Республики Башкортостан.
При частичном или полном воспроизведении материалов с настоящего сайта ссылка на него обязательна.